Så skapar du ett event som kollegorna aldrig glömmer

För att lyckas planera och genomföra ett framgångsrikt event är det viktigt att inse att deltagarna letar efter mer än bara en konferens med föreläsningar och workshops, de vill ha en upplevelse. Och för att skapa en upplevelse behöver varje liten del av eventet kartläggas tillbaka till syftet. Från val av lokal till vilken mat som ska serveras.

Men att planera ett lyckat event kan vara (minst sagt) utmanande men också en skrämmande uppgift, särskilt om du inte jobbar med att anordna event till vardags. 

Om du är en av dem som inte jobbar med att anordna event, är det extra viktigt att du sätter en bra struktur och följer en tydlig checklista. Från att välja syfte och tema till att avsluta och utvärdera eventet.

I den här artikeln tar vi hjälp av event-experten Martin Blomberg som jobbar som Event manager på World of Volvo för att ge dig en steg-för-steg-guide – inklusive expertinsikter och de vanligaste misstagen vid eventplanering. Så att du kan genomföra ditt evenemang som ett proffs!

Syfte & mål med eventet

Låt oss börja med att hitta ditt syfte. Varför ska du göra ett event?
Ställ dig själv och dina kollegor mot väggen och fråga er varför.
Vad vill ni människor ska känna, uppleva och ta med sig från ert event?

För att skapa ett event som alla kommer ihåg så är det viktigt att ni redan tidigt bestämmer er vad det är ni vill uppnå med eventet. Varför samlar ni hela företaget? Visst kan det vara den årliga konferensen som ni alltid har, men vad vill ni att alla ska känna?

Om ni behöver hjälp med att komma på nya idéer och utmana tankebanorna, så kan ett kreativt möte eller en brainstorming-session vara till stor hjälp. Läs gärna vår artikel om kreativa möten och brainstorming för tips på hur ni kan komma på nya och innovativa idéer för ert event.

Ska ni bjuda på något efter ett framgångsrikt kvartal? Vill ni öka gemenskapen och teamkänslan på företaget? Stärka ert employer brand? Eller är det läge för ett stort kalasfirande och lyfta fram alla anställdas bedrifter?

Oavsett vad ni definierar som er målsättning för eventet så underlättar det och ger er möjlighet att övergå till nästa fas, planering. 

 

Våga ta ut svängarna. Det är såna event vi minns.

Planering

Startmöte och val av projektgrupp

Det är lätt att göra det klassiska misstaget och sätta ett datum för ett event innan du har en uppfattning om vad som behöver göras.

Börja med att få en överblicksbild i ett startmöte och bjud in de personer som ska involveras och tillsätta en projektgrupp för ert event. När du omger dig med rätt människor från första början kommer även din planering att flyta bättre.

I projektgruppen behöver det finnas medlemmar som täcker alla områden för ert event. Det kan vara HR-chef, kommunikationsansvarig, marknadschefen, fastighetsansvarig (för lokalen ni hyr) och eventuell eventbyrå. Börja med att utse en ytterst ansvarig för projektet, som ser till att allt ni gör stämmer överens med den målbild ni har satt. Ska ni outsourca en del till eventbyrån är det viktigt att ni är detaljerade i vad ni förväntar er av dem.

Definiera ansvarsområden och kommunikation

Börja med att sätta upp tydliga ansvarsområden för respektive person. Och var extra noga med vad som faller på de som tillhandahåller lokaler och eventbyrån.

Ju tydligare dialoger ni har om vilka ansvarsområden och konkreta uppgifter som behöver slutföras, ju bättre och lättare kommer ert event att upplevas för alla inblandade. 

Under ert initiala startmöte med gruppen så behöver ni göra en inventering av vad ni kan och vet, tillsammans med vad ni inte kan och inte vet.

Därefter kan ni skapa en överblicksbild av vad som behöver göras.

 

Förutsätt ingenting. Alla behöver vara överens.

Tidsplan och budget

För att kunna sätta ett datum behöver ni göra en check av hur lång tid respektive område tar och vad kostnaden blir. Här kan det vara hjälpsamt att måla upp en tidslinje med tider och scheman, där ni räknar baklänges från det önskade event datumet och identifierar vad som måste vara klart och när. Detta inkluderar allt från bokning av lokal till att säkerställa att mat och dryck levereras i tid. Gör en uppskattning av kostnader för band, ljud- och ljustekniker, föreläsare, lokaler och mat.

Saker och ting förändras alltid, och du bör ha en liten extra buffert utöver din budget för oväntade utgifter som kan dyka upp.

Projektplan och avstämningar

Efter att ni har satt ett datum och en preliminär tidslinje, skapar ni en detaljerad projektplan. I projektplanen visualiserar ni varje steg och ger alla en möjlighet att bocka av arbetsuppgifter så att alla ser att ni ligger i rätt fas. Detta gör det också lättare att identifiera eventuella problem och hinder i tid, så att ni kan lösa dem effektivt.

Ställ dig 3 frågor i planeringsfasen:

• Vad ska göras?
• Vad kan vi?
• Vad behöver vi hjälp med?

 

Definiera också vad ni inte ska göra. Det gör det lättare att avgränsa och att ni gör saker som stämmer överens med målbilden.

 

Om du väljer att arbeta med en eventbyrå så se till att skriva in allt i avtalet om vad ni förväntar er av respektive part så ni inte står på eventdagen och undrar vem som skulle städa i ordning lokalen efteråt.

Skriv med i avtalet vad ni förväntar er av respektive part så ni inte står på eventdagen och undrar vem som skulle städa i ordning lokalen efteråt.

Kommunikationskanaler och regelbundna avstämningar

Etablera också vilka kommunikationskanaler ni ska använda er av så ni slipper hamna i oändliga mailtrådar som drar ut på tiden och minskar effektiviteten. Regelbundna avstämningar med effektiva möten är en av nycklarna för att stämma av och flagga för eventuella utmaningar och hinder.

Att hitta rätt lokal

För att kunna välja rätt lokal för ditt event så är det viktigt att du återgår till syftet med eventet. Uppfyller lokalen det syfte och den målbilden ni har satt för eventet?

Tänk tillbaka på de gånger du själv har varit på ett företagsevent. Platsen spelar en avgörande roll för hur hela upplevelsen känns. Det handlar inte bara om att hitta en lokal som passar antalet gäster, utan om att skapa rätt atmosfär och se till att alla praktiska aspekter flyter smidigt.

Fundera över hur lätt det är för dina kollegor att ta sig till platsen. En plats som är lätt att nå med flera olika transportmedel gör stor skillnad för hur dina gäster känner sig när du presenterar eventet.

Kapaciteten är också avgörande. Se till att lokalen inte bara rymmer det förväntade antalet gäster, utan också erbjuder flexibilitet för olika aktiviteter som t.ex. Breakout-sessioner och trevliga nätverksplatser för påfyllning av en god kopp kaffe, där kollegorna kan knyta starkare relationer och utbyta idéer.

Om det finns 30 bord som ska hämtas och ställas in i er lokal, ta reda på var de finns, om ni behöver nyckel för att hämta dem, behöver ni en vagn för att transportera dem, vart ska de stå efter att eventet är klart? Ju fler detaljer man vet, desto bättre flyter hela eventet.

 

Glöm inte tekniken
Kontrollera att lokalen har en pålitlig uppkoppling, ett bra ljudsystem och rätt förutsättningar för att kunna visa presentationer och videor utan problem.

Och glöm inte budgeten. Att hålla sig inom ramarna är viktigt, men det innebär inte att du ska kompromissa med kvaliteten. Välj en lokal som ger dig det mesta för pengarna, och var noga med att fråga om eventuella extra avgifter för tjänster, utrustning eller personal som kan tillkomma. 

 

Program och aktiviteter
Att skapa ett tydligt och välorganiserat program är nyckeln till att hålla dina deltagare engagerade och se till att ditt event flyter på smidigt. Börja med att planera de olika momenten under dagen eller kvällen. Tänk på hur du bäst kan balansera föreläsningar, workshops och nätverksmöjligheter för att hålla intresset och energin på topp genom hela eventet.

När du planerar aktiviteter och bokar talare, se till att det finns en röd tråd som knyter an till eventets övergripande syfte. Varje talare och aktivitet bör ha ett tydligt mål och bidra till att skapa den helhetsupplevelse som ni kom fram till i syfte och målbildsfasen.

Glöm inte heller att lägga in pauser i schemat. De är viktiga för att ge deltagarna tid att reflektera, mingla och ladda om inför nästa aktivitet.

En noggrant utformad tidsplan för dagen eller kvällen hjälper alla att hålla sig på rätt spår. Genom att sätta exakta tider för varje programpunkt kan du säkerställa att allt löper smidigt och undvika att något drar ut på tiden, vilket kan skapa onödig stress både för dig som är ansvarig och för dina kollegor.

Artister, DJ och föreläsare
Underhållning är inte bara ett trevligt inslag, det är nästintill obligatoriskt under ett företagsevent. Ett besök av en inspirationsföreläsare, ett lokalt cover-band eller en DJ kommer verkligen höja stämningen och göra ditt event minnesvärt.

Och som vi nämnt flera gånger under artikeln, tänk på vad som passar bäst för just ditt event och vad som kommer att tilltala dina kollegor. Oavsett om du väljer ett band, en DJ eller en inspirerande talare, så är det viktigt att underhållningen passar väl in med resten av programmet.

Se över ditt program och hitta en slot under dagen där du tror att det kan behövas lite extra energi. Ge alla en välbehövlig paus från att behöva tänka själva och möjligheten att lyssna till en inspirerande föreläsning som väcker nya tankar. 

 

Säkerhet och hälsa
Din främsta prioritet vid alla evenemang är att säkerställa deltagarnas säkerhet och hälsa. Börja med att se till att alla nödutgångar är tydligt markerade och att det finns en evakueringsplan som alla inblandade känner till.

Ha alltid första hjälpen-utrustning tillgänglig och se till att det finns utbildad personal på plats som snabbt kan ingripa vid medicinska nödsituationer.

Under eventdagen

På själva eventdagen handlar allt om att se till att planen sätts i verket och att eventet flyter på smidigt. Börja dagen med en genomgång tillsammans med ditt team och säkerställ att alla vet sina roller och vad som förväntas av dem. Ha en kopia av tidsplanen till hands och håll koll på att varje programpunkt sker enligt schemat. Var beredd på att hantera det oväntade med lugn och fatta snabba beslut.

Under eventdagen behöver man vara redo på att kavla upp ärmarna.

Passa också på att ta nya bilder och spela in en video under eventet. Det kan bli ett fantastiskt bra material för att kommunicera på era sociala medier och även på ditt företags webbplats. Inte bara för att minnas dagen, utan också för att visa upp företagets kultur och stärka ert employer brand.

Ta chansen att måla upp vilken härlig och attraktiv arbetsgivare för att attrahera framtida talanger, samtidigt som de förstärker lojaliteten hos befintliga anställda för att få synas i era kanaler.

Genom att vara närvarande och tillgänglig under hela dagen kan du säkerställa att eventet löper enligt plan och att alla deltagare har en positiv upplevelse. Slutligen, efter eventet, se till att ta hand om städningen och avsluta dagen med en kort utvärdering med ditt team för att samla in omedelbara reflektioner medan allt är färskt i minnet.

Efter eventet
När ditt event är över och kollegorna har börjat bege sig hemåt så börjar nästa fas. Utvärdering och uppföljning.

Börja med att ni samlas i projektgruppen för att stämma av era lärdomar. Gå igenom alla delar av planeringen och genomförandet. Vad var det som gick bra och vad gick mindre bra. Fanns det något ni kunde gjort bättre? 

Skriv ner och dokumentera vilka delar som var mest framgångsrika och var det finns utrymme för förbättring. På så sätt kan ni lära er inför framtida evenemang och göra dem ännu bättre.

Skapa sedan en enkät som du kan skicka ut till alla deltagare för att be om feedback. Det kommer hjälpa dig att förstå vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till nästa gång.

Slutligen, dela med dig av de bästa ögonblicken från eventet genom att publicera bilder och videor på sociala medier eller din webbplats. Detta hjälper inte bara till att förlänga upplevelsen för deltagarna, utan skapar också engagemang efter att eventet är över och bygger upp förväntan inför nästa gång.