Så lyckas du med effektiva möten

Vi blir inbjudna till nya möten varje vecka tillsammans med personer från flera olika avdelningar. Några av deltagarna kanske sitter tysta medan vi knappt får tyst på andra. Och en del möten skulle kunna ha varit ett mejl istället. Känner du igen fenomenet?

Genom att arbeta med effektiva möten kan ditt företag

• Spara tid
• Öka sin produktivitet
• Och fatta snabbare beslut som hjälper er att uppnå era mål.

Möten kan vara både roliga och effektiva, men ett ineffektivt möte tar både din tid och din energi som gör att du faktiskt får saker gjorda på jobbet.

Om vi vill kunna vara produktiva i vårt arbete är det extra viktigt att varje möte är värt besväret och att du gör skillnad med din närvaro. Tyvärr är det ofta inte så.

Oavsett om det är ett snabbt teamsmöte eller ett som kräver brainstorming, eller en strategisk dialog, så finns det några regler du kan följa för att göra det framgångsrikt. Speciellt nu när så många av oss har en mer flexibel anställning och bara är inne på kontoret ett par dagar varje vecka eller kanske arbetar helt på distans.

En studie som utfördes av Slack Technologies på över 10 000 kontorsarbetare visade att mer än var fjärde anställd (27%), inklusive mer än hälften (55%) av cheferna, ansåg att de spenderar för mycket tid på möten.

Fredrik Blomberg arbetar som projektledare på World of Volvo och delar med sig av sina bästa tips för hur du håller och arbetar effektivt före, under och efter dina möten. 

 

Det finns ett par enkla, men kraftfulla knep att ha med sig när du vill effektivisera dina möten. Kan du följa de stegen så kommer både du och dina kollegor få ut ännu mer av era möten. 

Så lyckas du med effektiva möten

Före mötet

Vad är syftet?

Varför bokar du in mötet?

Möten har ett rykte om sig att vara en riktigt tidstjuv och raka motsatsen till en effektiv arbetsdag. Och det är inte konstigt.

De flesta av oss bokar in kollegor av en enkel anledning: att dela information.

Och det kan vara helt nödvändigt för ett projekt där ni behöver synka teamen för att kunna driva arbetet framåt för att i ett senare skede kunna fatta bättre och snabbare beslut.

Men. Innan du bokar in nästa möte, fråga dig själv (eller en kollega).

• Varför bokar jag in ett möte?

Det mest grundläggande för att ha effektiva möten är syftet bakom. 

Och varför bjuder du in de personer du bjuder in? Vad förväntas de bidra med i mötet?

Det kan låta enkelt, men det är ett vanligt misstag att vi stjäl andras tid i onödan. 

Nästa gång du får en mötesinbjudan som är lite otydlig, fråga “Vad förväntas jag bidra med?” Kan personen inte svara på det, bör du troligtvis inte medverka alls, utan kanske få en skriftlig uppdatering via mailen.

Hur lång tid är ett effektivt möte?

Den optimala mötestiden för ett effektivt möte är inte mer än 30 minuter.

Du kanske har hört talas om Pomodoro-tekniken? Under 1980-talet utvecklade studenten Francesco Cirillo en mötesteknik genom att använda en äggklocka som han vred upp till 25 minuter när han studerade. Det gav honom utrymme att arbeta med full fokus i 25-minuters intervaller med 5 minuters paus emellan.

Den här tekniken lämpar sig väldigt bra för möten där man vill maximera effektiviteten.

Genom att du förhåller dig till ett 25-minuters block kan ni bibehålla hög koncentration och undvika störningsmoment.

För större projekt är den här tekniken särskilt effektiv då ni med fördel kan välja ut specifika delar att avhandla under ett halvtimmes möte.

Fundera även på vilket klockslag på dagen som passar bäst för själva mötet, första lediga tid i allas kalendrar är oftast inte det mest optimala.  

Agenda & förberedelser

För att vara så effektiva som möjligt är det viktigt att det finns en agenda för mötestiden.

En agenda ger tydlighet och skapar en riktning för mötet, vilket gör det enkelt för deltagarna att förbereda sig, samtidigt som det ger en trygghet i att du leder mötet framåt. Skicka ut agendan innan mötet tillsammans med relevant material och frågeställningar så dina mötesdeltagare kommer förberedda. Inkludera även i agendan vad som förväntas av respektive deltagare.

Bjud in rätt personer

Att inte ha rätt personer i mötet är ett av de tio vanligaste klagomålen vi har om bortkastade möten.

Så, fråga dig själv:
För att uppnå vårt syfte, vem behöver vara med på mötet?

Vems kunskap, erfarenhet och expertis behövs för att uppnå våra mål?

Men idag gör många organisationer misstaget att istället bjuda in alltför många i sina mötesinbjudningar. Det är lätt att glömma vad irrelevanta mötesdeltagare faktiskt kostar företaget. 

Bjud in de mest relevanta personerna och försök begränsa antalet. 

Vilken miljö passar bäst för mötet?

Idag har vi möjlighet till möten på spårvagnen, tunnelbanan eller i ett modernt konferensrum med inspirerande inredning och teknik för att stimulera nya tankebanor och kreativitet. (länk till brainstorming-artikeln).

Effektiva möten kan ske både digitalt och fysiskt. För dem som sker digitalt är det viktigt att i förväg meddela om du till exempel kommer dela din skärm med viktig information. Så ingen av dina mötesdeltagare befinner sig på språng med mobilen i handen.

Att stå upp under fysiska möten har visat sig vara en effektiv metod för att minska på mötestider.

Under mötet

Bort med alla distraktioner

Om det inte redan är en självklarhet och en del av er arbetsmetodik och kultur,

be alla deltagarna att plocka bort och stänga av allt som kan tänkas störa dem under er mötestid. Logga ut, stäng ner mail, övriga notiser och sätt telefonerna på ljudlöst. Ge er själva rätt förutsättningar för att hålla fokus under mötet med så lite distraktion som möjligt.

Syfte & målsättning

I inledningen av mötet är det också viktigt att du delar med dig av det du vill uppnå och vad som förväntas av deltagarna. Hänvisa till agendan och meddela att “om 30 min ska vi ha uppnått det här”.

Anteckna

Gör det enkelt för alla både under och efter mötet genom att du eller en kollega för anteckningar av det ni kommer fram till. Vem som ansvarar för vad och vilka beslut som fattats under mötets gång.

Led mötet

Hur många möten har du suttit i där det inte finns en vägledare som för er framåt i mötet mot ett mål?

När du ska hålla ett möte är det viktigt att du tar taktpinnen tidigt och gör alla trygga i att du leder dem genom agendan. “ Ulrika tar oss framåt effektivt och tydligt  i det här mötet”.

Det ger mötet harmoni och lugn, samtidigt som mandu håller mötet effektivt.

Se till att alla känner sig inkluderade

Även om du är den som leder mötet, så är det också viktigt att du ställer frågor och låter deltagarna föra diskussioner utan att du lägger dig i. Ibland kan det vara svårt och väldigt lockande att lägga sig i en diskussion, men försök lägga band på dig själv och låt dialogen flöda för att alla ska känna sig motiverade att dela sina tankar.

Samtidigt är vi alla olika med hur mycket plats vi tar i möten och andra sammankomster, vilket gör det extra viktigt att ställa frågor till de personer som är mer tystlåtna och inte tar så stor plats i gruppen.

Så ni inte hamnar i en situation där alla extroverta personer argumenterar och fattar besluten åt er.

Tidspolis & parkeringsplatser

Att förhålla sig till och respektera andras tid är en av förutsättningarna för ett effektivt möte. Flera av mötesdeltagarna kan vara bokade i så kallade back-to-back möten, vilket gör tiden ännu viktigare.

Titta på din agenda och avsätt tid för respektive punkt och meddela deltagarna att nu har vi 5 minuter kvar för att avhandla frågan om vilken av de två artisterna vi väljer för uppträdandet vid konferensen, kan vi avvara de sista 5 minuterna till att fatta ett beslut?”

Gör det på ett respektfullt sätt och hänvisa till att ni behöver vara effektiva under mötet för att kunna förhålla er till mötestiden och uppnå ert mål.

En teknik som hjälper dig att bibehålla effektiviteten är att använda en så kallad “parkeringsplats”. Den finns till för idéer och tankar som måste diskuteras, men inte vid det pågående mötet. Det hjälper dig att inte fastna i viktiga diskussioner, men som inte är relevanta för ert nuvarande möte och syfte.

Du som leder mötet behöver hålla koll på diskussioner som svävar utanför vad mötet är avsatt att diskutera. Då har du fullt mandat att på ett fint sätt avbryta och säga, “Det får vi ta och parkera och ta upp vid ett separat möte”.

Svårt att avgöra vad som behöver parkeras och tas upp vid ett separat möte?

Ett exempel är om ni diskuterar tidslinjen för ett specifikt projekt och dialogen börjar sväva iväg till att handla om hur framtida projekt skulle kunna dra nytta av den här metoden. En viktig dialog, men den bör parkeras och tas upp vid ett separat möte.

Avsluta mötet

När det är dags att avsluta mötet är det viktigt att du sammanfattar det ni kommit överens om tillsammans med vilka uppgifter och deadlines personerna i mötet är ansvariga för.

Gå igenom dina anteckningar en extra gång och stäm av med deltagarna om något känns oklart. Be gärna om feedback för att ni ska kunna bli ännu bättre till nästa tillfälle.

Förklara också vad som blir nästa steg och hur mötet kommer att följas upp tillsammans med de kommunikationskanaler ni kommer att använda er av. Se även till att boka in er nästa sittning.

Efter mötet

Skriv en utförlig sammanställning av mötet och dina anteckningar. Skicka sedan ut det till alla deltagarna. Om du struntar i att skicka ut sammanfattningen finns det risk att dina kollegor glömmer det som diskuterats under de dagar de suttit i flera back-to-back-möten.

I slutet av en sådan hektisk dag är det inte lätt att komma ihåg vad som förväntades av dem. 

Och om ni använder er av specifika verktyg för projektledning som Monday eller Trello, se till att alla fyller i det som de är ansvariga för så ni får en tydlig översikt inför ert nästa steg. 

 

Lycka till med dina nya effektiva möten!