Presentationsteknik: Så blir du en mästare på presentationer

Och precis som en av dina favoritartister så hade ingen av dem kunnat bli så skickliga utan träning.

Men hur genomför man en riktigt bra presentation?

Nyckeln ligger i noggranna förberedelser. Genom att investera tid i att förbereda dig, se över vilka tekniska hjälpmedel du har möjlighet att använda och träna upp ditt kroppsspråk, kan du säkerställa att ditt budskap verkligen når fram.

Upplevelsen av en presentation handlar väldigt lite om vad du säger, utan hur du säger det. Flera forskare hävdar att cirka 90% av all kommunikation är non verbal.

Oavsett om du arbetar i en större organisation eller i ett mindre team, så är förmågan att kommunicera dina idéer inför en grupp avgörande. Du kanske leder effektiva möten med ditt team eller presenterar planer och strategier för företaget på era konferenser.

I båda fallen är det viktigt att du kan presentera dina idéer på ett sätt som visar att du är någon att lita på, även om du ibland kan känna dig otroligt nervös över att stå inför en publik, vare sig det är på en scen eller längst fram i ett konferensrum.

Innan din presentation

Förberedelserna inför din presentation är minst lika viktiga som själva utförandet. Att vara väl förberedd hjälper dig inte bara att känna dig mer trygg, utan det säkerställer också att din presentation flyter på smidigt.

Vilka är dina lyssnare eller din målgrupp

Innan du börjar att skriva ditt manus för din presentation. Fundera på vilka som ska lyssna på dig och vad som är viktigt för dem. Om du skräddarsyr din presentation efter din målgrupps behov så kommer du ha goda förutsättningar att lyckas. Även om du skulle komma av dig eller behöva ursäkta dig med att dubbelkolla en anteckning. När du har en klar bild av din publik är nästa steg att välja ett ämne som engagerar dig.

 

Välj ett ämne

Välj ett ämne som passar både din expertis och din målgrupps intresse och börja skriva ner dina tankar. Vad är ditt huvudbudskap som dina lyssnare verkligen kommer uppskatta? Det kan vara en aktuell fråga, en kreativ frågeställning som utmanar status quo (Vem har bestämt att man ska jobba 8 timmar per dag?) eller ett ämne av allmänt intresse. Viktigast är att du väljer ett ämne som du känner ett starkt engagemang för och att det lyser igenom hela din presentation.

Gör din research

För att inte riskera att missa någon viktig detalj eller banbrytande ny idé inom en bransch, se till att du genomför en grundlig research och djupdyker i ditt ämne. Finns det några nya spännande infallsvinklar att lyfta fram? Ju mer du kan om ditt ämne, desto mer självförtroende kommer du känna och utstråla under själva presentationen.

Skapa en tydlig och enkel struktur för din presentation

Vi överöses med information hela dagarna och för att öka chansen att dina lyssnare kommer ihåg vad du säger behöver din presentation följa en tydlig röd tråd.

Organisera dina tankar i ett logiskt flöde med en stark introduktion, dina huvudpunkter och med en stark avslutning. En enkel och tydligt strukturerad presentation hjälper dina lyssnare att följa med utan att behöva anstränga sig.

 

 

Såhär kan din struktur se ut:

Huvudämne: ”Öka ditt teams produktivitet med 50% genom effektivare möten”

Introduktion

• Fånga publiken direkt: Börja med något som fångar publikens uppmärksamhet. Det kan vara en fråga, en chockerande fakta eller en personlig berättelse som anknyter till din presentation.
  Exempel: "Visste ni att 71% av alla möten anses vara ineffektiva? Låt oss ändra på det!"
• Presentera dig själv: Berätta kort om vem du är och varför du pratar om detta ämne.
  Exempel: "Jag heter Anna och har jobbat med mötesledning i över tio år. Idag vill jag dela med mig av vad jag har lärt mig och misstagen du ska undvika."
• Ange syftet: Berätta vad du vill att lyssnarna ska få ut av din presentation.
  Exempel: "Målet med mitt tal är att ge er konkreta tips och verktyg för att göra era möten mer effektiva och engagerande."

Huvuddel (Tre punkter)

1. Första punkten: Presentera din första viktiga punkt och stötta den med fakta, exempel och statistik.
   Exempel: "Först och främst, ha alltid en tydlig agenda. Flera undersökningar visar att möten med en klar agenda är 78% mer produktiva."
2. Andra punkten: Övergång till din nästa punkt och använd verkliga exempel eller berättelser.
   Exempel: "Nästa steg är att involvera deltagarna. När jag ledde ett projekt förra året, såg jag en enorm skillnad när jag började inkludera korta breakout sessions i mitten av våra möten."
3. Tredje punkten: Avsluta med din sista huvudpunkt och knyt ihop den med de tidigare.
   Exempel: "Slutligen, håll mötena tidsbegränsade. "När vi håller oss till en fast sluttid blir våra möten inte bara kortare utan också mer fokuserade."

Avslutning

• Sammanfatta nyckelpunkter: Gå igenom dina viktigaste takeaways från din presentation.
  Exempel: "Så för att sammanfatta, en tydlig agenda, involvera deltagarna och sätt en tidsbegränsning (gärna med en tidspolis) för effektiva möten."
• Avsluta med effekt: Avsluta med något minnesvärt, som en uppmaning till handling eller en fråga.
  Exempel: "Se nu till att göra era möten mer produktiva. Du kan förbättra dina möten redan idag!"
• Tack publiken: Tacka för deras tid och uppmärksamhet.
  Exempel: "Tack för att ni lyssnade och tog er tid idag!"
• Frågestund (om möjligt): Bjud in publiken att ställa frågor.
  Exempel: "Nu är jag nyfiken på era frågor och tankar. Vad undrar ni över eller vill diskutera vidare?"

Använd visuella hjälpmedel

Att kombinera din muntliga presentation med slides ur en powerpoint presentation är en bra idé för att stärka ditt budskap och gör det enklare för alla att förstå och hänga med.

Försök att inkludera en mix av bilder, infographics och rekvisita (om det passar) för att verkligen fånga din publik och tydligt förmedla dina nyckelpunkter. Tänk dig att du håller en presentation om webbutveckling – varför inte visa bilder på några av världens första webbplatser för att illustrera vart det hela började? Eller ta med dig en laptop från samma år? Det blir genast mer levande och intressant.

Se bara till att inte använda flera blinkande GIFar och alltför många färger och typsnitt. Använd dig av enhetliga mallar för alla sidor och tänk minimalistiskt och tydligt.

Om din presentation är lång, kan en kort video vara ett perfekt sätt att ge både dig och dina lyssnare en liten paus. Det minskar risken för att din presentation ska kännas monoton och håller publiken engagerad.

Träna, träna och träna

Ibland kan vi uppleva att en del talare är riktiga naturbegåvningar. Men de skulle inte vara det om de inte hade tränat på sitt sätt att skriva, formulera och kommunicera sitt budskap hundratals gånger. Så när du är klar med ditt innehåll och din struktur är det dags att du börjar träna. Ju mer du kan om ditt ämne och din presentation, ju mer flexibel och avslappnad kan du vara under själva presentationen. När du sedan håller din presentation är det några viktiga aspekter du bör tänka på för att ditt budskap ska nå fram på bästa sätt.

Under din presentation

När du nu förberett din presentation och tränat in den och det är dags att entra scenen, så finns det ett par viktiga aspekter för att ditt budskap ska nå fram till lyssnarna på bästa sätt.

 

Ditt kroppsspråk och din röst

När du håller en presentation är ditt kroppsspråk lika viktigt som det du säger. Tänk dig att du sitter på en konferens och ska lyssna på en presentation om framtidens mötesplatser. Talaren står längst fram med armarna i kors, gömd bakom sin laptop som han inte släpper med blicken.

Det ger ett intryck av osäkerhet och distanserar sig från publiken samt att väldigt få av oss kommer att vara mottagliga för den information vi får.

För att göra ett starkt intryck och hålla din publik engagerad, bör du istället tänka på följande aspekter av kroppsspråk:

Använd öppna och inbjudande gester till din publik. Håll ögonkontakt med olika personer i olika delar av publiken och undvik att bli fast bakom ett podium med din laptop som skymmer. Försök att röra dig på ett naturligt och avslappnat sätt som visar din entusiasm för ämnet.

Variera ditt tonläge och våga använda pauser för att ge dina ord extra tyngd, det är som att lägga till melodi till ditt tal, vilket håller publiken engagerad.
Men att tala effektivt handlar också om att läsa rummet och anpassa din presentation efter publikens reaktioner.

Läs rummet

Oavsett om du är huvudtalare på ett större event eller presenterar för en liten grupp kunder, är det viktigt att veta hur man läser rummet för att hålla din publik nöjd. Var flexibel och var villig att snabbt gå vidare från ämnen om dina lyssnare verkar ointresserade eller missnöjda med en viss del av ditt tal.

Om du blir nervös

Det är normalt att känna sig nervös när man ska dela sina idéer inför såväl en stor som liten grupp människor. Utöver att du kan din presentation (och framförallt ditt ämne) så finns det ett par tekniker för att stilla nerverna innan du ska ställa dig på en scen.

Försök att ta djupa andetag innan presentationen för att lugna nerverna. Om du tycker att pressen och nervositeten känns väl påtaglig kan andningstekniker hjälpa dig att lindra din nervositet.
Ett exempel är något som kallas för Box andning.

• Du andas in i fyra sekunder
• Håll andan i fyra sekunder
• Andas ut i fyra sekunder
• Och håll sedan andan i ytterligare fyra sekunder.

Genom att använda tekniker som box-andning kan du lugna dina nerver och sänka stressnivåerna. När du har hanterat din nervositet, är det viktigt att du avslutar din presentation på ett sätt som lämnar ett starkt intryck. Här är några tips för att avsluta som ett proffs.

Avsluta din presentation som ett proffs

Att avsluta ditt presentationstal effektivt är lika viktigt som att börja starkt. Återknyt gärna till din inledning igen för att skapa känslan av att presentationen haft ett väl genomtänkt syfte och en röd tråd.
Så här avslutar du som ett proffs:

• Sammanfatta de viktigaste idéerna du har diskuterat. Påminn dina lyssnare om de viktigaste alternativen för att förstärka ditt budskap.
• Lämna ett bestående intryck genom att avsluta med ett kraftfullt uttalande, en tankeväckande fråga eller en uppmaning till handling relaterat till ditt ämne och din inledning.
• Tacka dina lyssnare för deras tid och uppmärksamhet. Ett enkelt "Tack för att du lyssnar" räcker långt för att visa uppskattning.
• Bjud in till frågor om det finns tid. Detta uppmuntrar engagemang och visar att du värdesätter andras input.
• Avsluta med något som får din publik att reflektera över vad de har lärt sig eller överväga hur de kan tillämpa dina idéer i sina egna liv eller arbete.

Sammanfattningsvis

Oavsett om du är ny på att tala inför publik eller är en erfaren presentatör på jobbet, så är det naturligt att göra några snedsteg. Det händer alla. Det viktigaste är att du gör ditt bästa, lär dig av dina misstag och tränar på att bli ännu bättre till nästa presentation.

Att utveckla sin prestationsförmåga är värdefullt inom alla yrken. Oavsett om du delar idéer med kollegor, uttrycker oro för ledningen eller presenterar strategier för potentiella kunder, är en engagerande och effektiv presentation en tillgång.

Var inte rädd för att kliva utanför din komfortzon och öva ditt scenspråk inför en grupp. Genom att utmana dina rädslor kommer du att känna dig mer självsäker och kunna leverera övertygande presentationer vid varje tillfälle.