Effektiv Brainstorming: Så skapar du kreativa möten

Med en liten förändring av din mötesstruktur tillsammans med ett par nya agendapunkter, så kan du och dina kollegor få mängder av nya idéer.

Att boka in sina medarbetare för ett effektivt brainstorming-möte är ett populärt sätt för många företag och avdelningar att upptäcka nya tankar och idéer.

Men att sitta i en grupp och förvänta sig att ni ska komma på banbrytande idéer på löpande band, är långt ifrån en självklarhet.

Det är oerhört populärt bland företag att använda sig av brainstorming – trots det så har brainstorming negativa effekter när det utförs på fel sätt. Består ditt team av en blandning mellan introverta och extroverta personer? Då har du troligtvis redan märkt stor skillnad på hur de agerar under dessa möten. 

Extroverta personer har sällan några problem med att dela sina idéer i grupp, samtidigt som de introverta kanske inte är helt bekväma i den situationen.

Men genom att kombinera brainstorming med förberedelser och effektiva metoder så gör du deltagandet mer inkluderande och mindre dömande.

Och för att du ska lyckas med brainstorming är det viktigt att du följer en tydlig agenda. Annars är risken att du hamnar i en situation med fler problem att lösa än innan mötet startade.

I den här artikeln får du lära dig hur du och ditt team kan bli den kreativa kraften med mängder av nya idéer.

Vad är brainstorming?

Brainstorming är en kreativ metod som hjälper dig och ditt team att komma på nya idéer och lösa problem ni står inför. Själva grundidén till Brainstorming utvecklades 1953 av Alex Osborn, som vid tillfället arbetade som reklamchef på Madison Avenue. 

Osborn publicerade även boken “Applied Imagination”, där han presenterade fördelarna med sk. “organiserad kreativitet” och tekniken brainstorming. Efter hans bok kom ut så har tekniken och metoden vidareutvecklas och effektiviseras till de moderna metoderna vi känner till idag. 

När brainstorming utförs på rätt sätt, får du och din grupp ett avslappnat förhållningssätt till problemlösning, där inga av era idéer får kritiseras eller dömas ut. På så vis öppnar du upp möjligheter för gruppen och en bedömning i detta skede hämmar idégenereringen och begränsar kreativiteten.

Syftet är att uppmuntra andra till att dela sina tankar och idéer för att hitta nya vinklar och perspektiv. En idé kan väcka nya tankar om en helt annan lösning än den ni ursprungligen diskuterade kring.

Brainstorming hjälper till att utmana era vanliga tankebanor och hitta lösningar som kan vara svåra att komma fram till på egen hand.

Era idéer ska självklart utvärderas, men det gör ni i slutet av ert möte. Då är det dags att utforska vilka lösningar som är de bästa för er grupp och projekt.

Så lyckas du med ett brainstormingmöte

Att vara kreativ på beställning under ett brainstormingmöte är inte alltid så lätt. Det finns de av oss som är mer naturligt kreativa, medan andra tycker det är svårt och stressande att muntligt häva ur sig nya idéer. Samtidigt som en timer tickar ner mot alarmsignalen.

Som tur är så finns det hjälpmedel och metoder som gör det enklare för dig som inte har en fallenhet för att skjuta ut idéer på löpande band.

En god idé är att prova att sitta på en ny plats i en helt annan miljö än den ni brukar.

Om ni alltid sitter i ert konferensrum eller i er kontorsbyggnad, så är det lätt att fastna i samma tankemönster. Och om konferensrummet är det enda alternativet, försök att anordna om stolarna eller stå istället för att sitta.

Men för att verkligen stimulera och gnugga geniknölarna lite extra så är ett miljöombyte en god idé. Att vara i en ny miljö kan inspirera till nya idéer och till och med få dina kollegor att slappna av mer, så att de är mer öppna för att dela med sig av sina tankar.

 

Vill ni ta era kreativa möten till nästa nivå? Boka ett inspirerande konferensrum hos oss och se hur inspirationen växer!

Förbered deltagarna innan mötet

Ett brainstormingmöte blir betydligt bättre om de som ska vara med i mötet får möjlighet att fundera ett par dagar på vad som förväntas av dem.

Här är ett exempel på vad du kan dela med dig till dina deltagare:

Mötesinfo om tisdagens morgonmöte:

"Under de tidigare konferenserna har vi gjort en stadsvandring där vi blandat upp avdelningarna, men i år vill vi göra något nytt och roligt. Jag har därför bokat in er i arbetsgruppen för ett brainstormingmöte nästa vecka. Fram till dess önskar jag att ni funderar på vad vi skulle kunna göra på årets konferens. Vilka nya platser vi skulle kunna besöka, tema och aktiviteter”

Då ger du alla individer i gruppen bra förutsättningar till att hinna tänka efter och ge sig själva tid till att fundera och överväga olika alternativ för en rolig och unik konferens. Som du också kanske märkte så finns det inga begränsningar i mötesinformationen. Du vill att deltagarna ska få tänka fritt och komma till mötet med ett öppet sinne.

När mötet startar

Inled mötet med att gå igenom vad som är grunden och syftet för själva mötet och vad ni vill uppnå. I vårt exempel så ska gruppen välja en ny plats för sin årliga konferens.

Du kanske redan har läst vår artikel “Så lyckas du med effektiva möten” och låtit deltagarna ta del av agendan, om inte, så delar du den när mötet startar. Det skapar en tydlighet och riktning för er brainstorming session.

Val av brainstorming metod

Att välja brainstorming metod är inte alltid så lätt. Börjar du med att googla efter vilken metod du vill använda så hittar du resultat som visar upp 30 olika tekniker. Lite väl överväldigande.

I den här artikeln har vi valt ut två stycken helt separata metoder som gör det enkelt för dig att välja den metod som passar bäst för dig och din grupp.

Den ena metoden kallas för "Brainwriting", och passar väldigt bra i en grupp med mer introverta och mer tystlåtna personer. En enkel och effektiv metod där ni arbetar till stor del i tystnad med penna och papper.

Den andra metoden heter “Six Hats of Thinking”, och är en metod med rollspel. Du utmanas i att gå i någon annans skor, eller rättare sagt, ta på sig någon av deras sex hattar. För att få ett helt nytt perspektiv till att lösa ett problem eller komma på nya idéer.

Om du tycker det kan vara svårt att välja mellan metoderna, baserat på er grupps olika personligheter, så kan du testa att genomföra båda två.

Det viktigaste för dig som leder mötet är att du styr det och skapar en inkluderande miljö där alla får utrymme att uttrycka sina egna åsikter. Nu bryter vi ner metoderna så du kan testa dem själv vid nästa brainstorming möte.

Vad är Brainwriting

Brainwriting är ett enkelt sätt för att tänka ut, dela och uppmuntra till nya idéer. Det brukar vara en väldigt uppskattad metod för de personer som är mer blyga och inte tycker om att göra sin röst hörd i större grupper och möten.

Då hjälper brainwriting dem att övervinna de begränsningarna och uppmuntrar till att dela sina idéer i tystnad genom att skriva ner dem på ett papper.

Vilket sänker tröskeln till att delta och våga dela sina egna idéer i grupp, jämfört med när ordet är fritt och alla kanske inte känner sig trygga i att göra sin röst hörd.

Brainwriting 6-3-5

Den mest populära och använda formen av brainwriting är 6-3-5 -metoden. Den går ut på att man är 6 deltagare som var och en ska skriva ner 3 idéer under 5 minuter.

Efter den första omgången byter du papper med den som sitter bredvid, läser vad den personen skrivit och startar timern på fem nya minuter och adderar ytterligare tre idéer.

Det kan vara nya idéer, eller så bygger du vidare på de idéer som du just fått från din kollega.

Efter sex omgångar samlar du in alla papper och redovisar alla förslag. Enklast är om ni har tillgång till en whiteboard eller post-it-lappar att klistra upp på en vägg.

Därefter diskuterar ni förslagen för att undersöka vilka som tar sig vidare till nästa steg där ni ska fatta ett beslut på vilket eller vilka förslag som är bäst.

Även om det här exemplet använder sex personer, kan du bjuda in valfritt antal personer till er brainwriting-session. Du kan givetvis anpassa övriga detaljer så de passar dig och dina behov. Inklusive antalet omgångar och den tid som ges för var och en. Men de flesta tycker att siktet på tre idéer i varje omgång ger de bästa resultaten.

Om du tycker att brainwriting inte känns passande för er grupp så kommer nästa metod att passa er mycket bättre.

Six Hats of Thinking

Till skillnad från att jobba i tystnad med brainwriting så är Six Hats of Thinking något helt annat. Six Hats of Thinking uppfanns 1985 av den maltesiske läkaren Dr Edward de Bono som skrev boken med samma namn. Boken handlar om en teknik som hjälper hjärnan att hitta olika sätt att tänka och förenkla processen till att fatta snabbare och bättre beslut.

Dr. de Bono menar att svårigheten med att tänka handlar om förvirring, där människor försöker göra för mycket samtidigt. Vi försöker hålla för många bollar i luften, vilket gör att många uppgifter och beslut kan överväldiga oss.

Ett vanligt problem i kreativa möten är när ni sitter i en grupp och en av kollegorna delar sin idé, och att ni direkt börjar utvärdera om det är en bra idé.
Det kan vara otroligt lockande att säga vad man tycker, men då ger ni inte er själva chansen att verkligen utforska och utveckla tanken.

Med Six Hats of Thinking får ni en mer strukturerad kreativ process, vilket underlättar när ni väl ska fatta ett beslut. Det är till och med så att din egen tankeverksamhet blir mer organiserad, när du utmanas att vända och vrida på idéer från olika vinklar och perspektiv.

Genom att använda en-hatt-i-taget-principen kan varje deltagare fokusera på ett perspektiv i taget, vilket resulterar i mer genomtänkta och välgrundade beslut.

Såhär genomför du ett brainstormingmöte med de sex hattarna.

Den blå hatten

Utse en person (ofta mötesledaren) som är ansvarig för den blå hatten. Den används som ett styrmedel när gruppen är fokuserad på att hantera det övergripande beslutsfattandet. Det blå hattläget är när diskussionens agenda och mål formas.

Exempel på frågor att ställa när du använder den blå hatten:

• Vad behöver lösas?
  Vi behöver bestämma en ny plats för att anordna vår årliga konferens.
• Hur definierar vi problemet?
  Vi behöver hitta en plats som är klimatsmart att resa till, den får inte överstiga vår tillsatta budget och samtidigt vara en inspirerande plats för våra medarbetare.
• Vilka är målen eller önskade resultat?
  Målet är att hitta en plats som ger oss möjligheten att umgås, jobba med teambuilding och även lokaler där vi kan lyssna på en inspirerande föreläsning.
• Vilken typ av beslut ska vi komma fram till?
  Deadline för beslutande av plats är nästa vecka på fredag.

Den vita hatten

Med den vita hatten samlar ni in all nödvändig information och hanterar inte bara de detaljer som är tillgängliga för gruppen, utan identifierar också annan information som saknas och måste samlas in.

Exempel på frågor att ställa när du använder den vita hatten:

• Vad är det för fakta vi känner till?
  Vi vet att de tidigare konferenserna har genomförts i centrala delarna av Göteborg med stadsvandring och restaurangbesök.
• Vilken information krävs?
  Vi behöver information om vilka konferensanläggningar som är tillgängliga och har möjlighet att ta emot 150 personer.
• Vilken information saknas?
  Vi saknar information om kostnader och tillgängligheten för de kommande alternativen vi tittar på.
• Vad behöver göras för att samla in sådan information?
  I avslutningen av dagens möte behöver vi utse ansvariga personer för respektive del till att kontakta anläggningarna för att diskutera tillgänglighet, olika paket och be om offerter.

Den gröna hatten

Används för att väcka nya och kreativa idéer, här låter ni alla idéer flyta fritt. Tänk utanför boxen och vrid och vänd på alla idéer med möjligheternas perspektiv.

Exempel på frågor att ställa när du använder den gröna hatten:

• Vad har vi inte tänkt på?
  Har vi övervägt att hålla konferensen i en ny, innovativ och spännande plats eller i ett slott ute på landsbygden?Finns det någon unik plats som erbjuder mer än bara konferensmöjligheter?
• Finns det några andra scenarier vi kan överväga utifrån denna idé?
  Kan vi kombinera konferensens miljöperspektiv genom att börja konferensen redan på tåget mot destinationen? Kan vi ge ett team på 4 st anställda en budget på 500 kr med uppdraget att välja det smartaste sättet att ta sig till konferensen?
• Hur kan vi göra det bättre?
  Kan vi göra konferensen mer interaktiv genom att inkludera teknik som VR och AR? Kan vi skapa ett tema för hela konferensen som vi följer med att dela upp dagarna i en kombination av välplanerade workshops och föreläsningar?
• Om vi inte var begränsade, hur skulle vi göra då?
  Kan vi boka en hel destination för oss själva där vi kan göra det till vårt eget med roll-ups framför entren och branding inne i lokalerna?

Den gula hatten

Den gula hatten lutar åt önskan att "få saker att hända". Det är den optimistiska fasen där vi vill hitta värde i problemet/beslutet/uppgiften.

Exempel på frågor att ställa när du använder den gula hatten:

• Varför är detta en bra idé?
  En ny och inspirerande plats kan öka engagemanget, lojaliteten och stärka lagkänslan.
• Varför är detta värdefullt? För vem är det värdefullt?
  Det kan leda till nya tankar, bättre möjligheter till att nätverka och även en plats för att lyssna på föreläsningar för att utveckla våra anställda.
• Vilka är de möjliga fördelarna/möjligheterna?
  De kan bidra till att stärka företagets kultur och skapa positiva minnen för de anställda.
• Hur kan vi få detta att fungera?
  Att vi fattar beslut senast nästa fredag (deadline) och bokar konferensen. Efter det sätter vi ihop en arbetsgrupp för att planera konferensen. (länk till ny artikel)
• Vilka är de potentiella långsiktiga fördelarna?
  Kan vi sätta ihop och genomföra en framgångsrik konferens så sätter det en ny standard för våra framtida event och stärker vår bild som en attraktiv arbetsgivare.

Den röda hatten

Genom att kombinera instinkter och känslor, är de som är engagerade i den röda hatt-typen fria att uttrycka sina känslor för idéerna, utan att behöva förklara eller motivera varför de ogillar idéerna på ett logiskt sätt.

Den röda hatten lutar sig mot gruppens känslor, instinkter och magkänsla. När du använder den röda hatten ger det dig en möjlighet till [dessa saker] utan att behöva förklara eller motivera dem.

Exempel på frågor att ställa när du använder den röda hatten:

• Vilken typ av känslor väcker den här idén?
  Jag känner mig inspirerad av att ha konferensen i en ny och spännande miljö. Samtidigt som jag känner en viss oro för logistiken och hur vi tar oss till destinationen.
• Vad säger vår magkänsla?
  Min magkänsla säger att en plats som andas innovation, natur och upplevelse skulle vara väldigt uppskattad av alla anställda. Jag har också en känsla av att det kan bli svårt att förhålla oss till den avsatta budgeten för konferensen.
• Vad är det som känns rätt?
  Det känns rätt att välja en plats som inte bara är praktisk, utan också inspirerande. Det känns rätt att vi tänker på miljöaspekterna och att resa klimatsmart till destinationen.

Den svarta hatten

Den svarta hatten är den som kan uppfattas som den negativa, men i själva verket är det den logiska. Den pekar ut alla anledningar till att något inte kommer att fungera. Den är fokuserad på att förutse möjliga risker, svårigheter och konsekvenserna av ett förslag.

Exempel på frågor att ställa när du använder den svarta hatten:

• Varför kommer detta inte att fungera?
  Att välja en ny plats kan innebära höga rese- och kostnader för boende. Vi har begränsad erfarenhet av att planera och genomföra konferenser på annan ort.
• Vilka typer av problem kan detta orsaka?
  Det kan bli svårt att transportera alla deltagare till destinationen. Kostnaderna kan överskrida vår budget, samt att de kan tillkomma fler kostnader på plats.
• Vilka är nackdelarna/riskerna med förslaget?
  Om platsen vi väljer har begränsade kommunikationsmedel kan en del av deltagarna tacka nej till deltagandet. Vi riskerar att överskrida vår budget om vi inte får till ett bra pris för boende och transport.

Du kan anpassa processen med Six Thinking Hats så den passar er bättre, men dess ideala steg-för-steg-metod ger ett smidigt och effektivt sätt att styra era möten på.

Sammanfattning

Att leda kreativa möten kan vara en utmaning, men med rätt strategi kan du och ditt team öka ert antal av briljanta idéer. Justera mötesstrukturen och införa ett par nya agendapunkter skapar ett mer inkluderande och produktivt möte.

Förbered teamet i förväg och välj den metod du tror passar er allra bäst för att generera nya idéer. Prova Brainwriting för att göra det enkelt för alla att delta eller Six Hats of Thinking för att få olika perspektiv. Se till att idéer får växa innan de bedöms, och skapa en trygg miljö där alla känner sig bekväma att bidra.

 

Vill ni ta era kreativa möten till nästa nivå? Kontakta oss så hjälper vi dig att hitta en inspirerande plats för er nästa konferens.